Nabór na wolne stanowisko urzędnicze - ds. sekretariatu i archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Galewicach
Wójt Gminy Galewice ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze - Podinspektor ds. sekretariatu i archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Galewicach.
1.Wymagania niezbędne:
1) obywatelstwo polskie lub obywatelstwo Unii Europejskiej, oraz obywatelstwo innych państw, jeśli ich obywatelom na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
2) pełna zdolność do czynności prawnych, oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
3) niekaralność prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4) nieposzlakowana opinia;
5) dla osób nieposiadających obywatelstwa polskiego znajomość języka polskiego potwierdzona dokumentem określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej;
6) wykształcenie wyższe;
7) stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na przedmiotowym stanowisku.
2. Wymagania dodatkowe:
1) ukończony kurs kancelaryjno – archiwalny stopnia I lub wyższy,
2) bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pracy w zespole,
3) biegła znajomość posługiwania się aplikacjami biurowymi MS Office, poczty elektronicznej oraz znajomość obsługi podstawowych urządzeń biurowych,
4) znajomość przepisów określonych w: ustawie o samorządzie gminnym, ustawie o pracownikach samorządowych, Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w Galewicach, ustawie o ochronie danych osobowych, ustawie o narodowym zasobie archiwalnym, rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
5) umiejętność pracy pod presją czasu, odpowiedzialność, dyspozycyjność, komunikatywność, umiejętność myślenia analitycznego, otwartość na stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych, odporność na stres.
3. Szczegółowy zakres obowiązków obejmuje następujące zadania:
1) obsługa sekretariatu Wójta i Urzędu, w tym m.in.:
a) prowadzenie ewidencji przychodzącej i wychodzącej korespondencji i przesyłek,
b) przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, segregacja i wydawanie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej oraz korespondencji mailowej, obsługa elektronicznej skrzynki podawczej urzędu i systemu e-PUAP,
c) obsługa centrali telefonicznej i kierowanie rozmów telefonicznych na właściwe stanowiska,
d) prowadzenie długoterminowego terminarza i harmonogramu spotkań, zebrań itp. Wójta,
e) organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych Wójta, w tym obsługa rezerwacji sali konferencyjnej,
f) organizowanie i koordynowanie wyjazdów służbowych Wójta,
g) dbałość o porządek w gabinecie przełożonego oraz na sekretariacie urzędu;
h) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz nadzór nad terminowością udzielanych odpowiedzi w w/w zakresie,
i) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji oraz nadzór na terminowością odpowiedzi w w/w zakresie,
j) prowadzenie rejestru zamówień i zapytań ofertowych,
k) realizowanie zaopatrzenia urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne, środki czystości, artykuły bhp i p. poż. oraz odpowiedzialność za magazyn w/w asortymentu,
l) obsługa usługi on-line wideotłumacza, pętli indukcyjnej na potrzeby interesantów niepełnosprawnych oraz dzwonka przywołującego pracownika do osoby niepełnosprawnej znajdującej się przy głównym wejściu do budynku urzędu,
8) prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, w tym:
a) przechowywanie, udostępnianie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
b) przyjmowanie akt z poszczególnych stanowisk pracy,
c) udostępnianie przechowywanej dokumentacji archiwalnej w tym prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentów w archiwum zakładowym,
d) brakowanie akt w uzgodnieniu z archiwum państwowym,
e) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego,
f) przeprowadzanie skontrum dokumentacji i kwerend archiwalnych,
g) wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych,
h) nadzór merytoryczny nad działalnością archiwum zakładowego w tym przygotowywanie zaświadczeń, odpisów i uwierzytelnionych kserokopii z dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym,
i) przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu dokumentacji zgromadzonej
w archiwum zakładowym,
j) przeprowadzanie szkoleń dla pracowników urzędu w zakresie przygotowywania dokumentów
do przekazania do archiwum zakładowego oraz realizowanie kontroli stosowania instrukcji kancelaryjnej
na stanowiskach w urzędzie,
k) prowadzenie ewidencji pomiaru temperatury i wilgotności w pomieszczeniach archiwum zakładowego oraz odpowiedzialność za zabezpieczenie pomieszczeń archiwum zakładowego wg norm archiwalnych, bhp
i p. poż. oraz w zakresie ochrony danych osobowych.
4. Zakres odpowiedzialności:
1) porządkowa i dyscyplinarna wynikająca z ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych oraz ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
2) materialna określona w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy,
3) karna określona w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny oraz w ustawie z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych.
5. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:
1) wymiar czasu pracy – 1 etat, umowa o pracę;
2) wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania wg regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy w Galewicach;
3) oferowane stanowisko wymaga: biegłego porozumiewania się w języku polskim, umiejętności obsługi komputera w wymiarze przekraczającym 4 godziny na dobę, samodzielności w redagowaniu dokumentów, przemieszczania się wewnątrz budynku,
4) usytuowanie i dostęp do stanowiska pracy – budynek o trzech kondygnacjach, winda, podjazd dla wózków inwalidzkich, pomieszczenia w budynku dostosowane do poruszania się na wózku inwalidzkim, toaleta dla osób niepełnosprawnych, wydzielone pomieszczenia archiwum zakładowego na parterze budynku.
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Gminy w Galewicach w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.
6. Wymagane dokumenty:
1) list motywacyjny;
2) curriculum vitae;
3) kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, posiadane uprawnienia oraz doświadczenie zawodowe;
4) kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach;
5) kserokopia prawa jazdy;
6) oryginał kwestionariusza osobowego stanowiącego załącznik do ogłoszenia o naborze;
7) oryginał oświadczenia o:
a) posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystaniu w pełni z praw publicznych oraz niekaralności za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
b) braku przeciwskazań zdrowotnych do podjęcia pracy na oferowanym stanowisku,
c) wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procedury naboru na oferowane stanowisko,
d) posiadaniu obywatelstwa polskiego lub dla osób nieposiadających obywatelstwa polskiego znajomość języka polskiego potwierdzona dokumentem określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej,
e) o posiadaniu nieposzlakowanej opinii,
8) kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art.13 a ust 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
9) kserokopia ewentualnie posiadanych referencji, listów polecających.
Oryginały w/w dokumentów należy posiadać do wglądu na drugim etapie postępowania tj. podczas rozmowy rekrutacyjnej.
7.Wymagane dokumenty aplikacyjne należy dostarczyć:
1) osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy w Galewicach ul. Wieluńska 5, 98-405 Galewice, II piętro, pokój nr 28 w zaklejonej kopercie;
2) pocztą elektroniczną kierowaną na adres sekretariat@galewice.pl lub na skrzynkę ePUAP Urzędu Gminy w Galewicach opatrując wszystkie dokumenty aplikacyjne kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pośrednictwem profilu zaufanego;
3) pocztą tradycyjną na adres korespondencyjny: Urząd Gminy w Galewicach, ul. Wieluńska 5, 98-405 Galewice w zaklejonej kopercie.
Każdy składany dokument powinien być własnoręcznie podpisany przez kandydata.
Dokumenty aplikacyjne składane w każdym z w/w wariancie należy opatrzyć adnotacją: "Nabór na stanowisko - podinspektor ds. sekretariatu i archiwum zakładowego" zamieszczonym na zaklejonej kopercie lub umieszczonym w temacie wiadomości elektronicznej.
Dokumenty należy składać do dnia 18 grudnia 2024 r. do godziny 12.00. W przypadku składania ofert za pośrednictwem poczty tradycyjnej liczy się data wpływu oferty do Urzędu Gminy w Galewicach. Aplikacje, które wpłyną do urzędu po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.
Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona w BIP pod adresem: www.galewice.pl oraz na tablicy ogłoszeń urzędu umiejscowionej w budynku urzędu gminy.
8. Informacje dodatkowe:
1. Nabór zostanie przeprowadzony przez powołaną przez Wójta Gminy Galewice odrębnym zarządzeniem komisję w trzech etapach: I etap - analiza dokumentów pod względem spełnienia wymagań formalnych;
II etap test pisemny; III etap rozmowa kwalifikacyjna. Do III etapu naboru zostaną zakwalifikowane 3 osoby z największą liczbą punktów z testu. W przypadku, gdy do naboru zgłosi się mniej osób (poniżej 4) II etap zostanie pominięty i z kandydatami zostanie przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna. Kandydaci o terminach kolejnych etapów i wynikach zostaną powiadomieni telefonicznie na podany w ofercie numer telefonu.
2. Dokumenty aplikacyjne osób nie zakwalifikowanych będzie można odebrać osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy w Galewicach. Dokumenty nie odebrane w terminie 3 miesięcy od dnia podania wyników zostaną komisyjnie zniszczone.
3. Wójt Gminy Galewice zastrzega sobie prawo unieważnienia konkursu na każdym jego etapie bez podania przyczyny.
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (pdf)
Zarządzenie nr. 226.2024 (link)
LISTA KANDYDATÓW SPEŁNIAJĄCYCH WYMAGANIA FORMALNE na stanowisko urzędnicze – Podinspektor ds. sekretariatu i archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Galewicach ogłoszonego w dniu 04.12.2024 r.
Informujemy, że w wyniku wstępnej selekcji na w/w stanowisko urzędnicze, do drugiego etapu rekrutacji zakwalifikowali się następujący kandydaci spełniający wymagania formalne określone w ogłoszeniu:
Lp. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania
1. Halusiak Faustyna Walichnowy
2. Kopacka Edyta Brzózki
3. Szczypińska Ewelina Gąszcze
4. Przezak Klaudia Sowizdrzały
5. Zimoch Agnieszka Bagatelka
Galewice 19.12.2024 r.