Zapytanie ofertowe: Opracowanie dokumentacji heraldycznej Gminy Galewice
Wójt Gminy Galewice zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na:
OPRACOWANIE DOKUMENTACJI HERALDYCZNEJ GMINY GALEWICE
I. Zamawiający
Gmina Galewice
Ul. Wieluńska 5
98-405 Galewice
NIP 997 013 28 76
REGON 250855073
Nr tel.627838618, fax 627838625
e-mail: sekretariat@galewice.pl; www.galewice.pl
II. Tryb udzielenia zamówienia
Zapytanie ofertowe zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 z późn.zm.) oraz zgodnie
z Zarządzeniem nr 59/2022 Wójta Gminy Galewice z dnia 31 marca 2022 roku w spawie wprowadzenie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130.000,00zł w Urzędzie Gminy w Galewicach.
III. Przedmiot zamówienia
Opracowanie dokumentacji heraldycznej Gminy Galewice oraz projektów graficznych symboli Gminy Galewice obejmujących: herb, flagę, sztandar, pieczęć Gminy Galewice, pieczęć Wójta Gminy Galewice, pieczęć Rady Gminy w Galewicach, łańcuch Wójta Gminy Galewice, łańcuch Przewodniczącego Rady Gminy w Galewicach wraz
z uzyskaniem pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i jego etapy obejmują:
Etap I
1. Przeprowadzenie kwerendy w archiwach - w tym przeprowadzenie badań historyczno-heraldycznych zmierzających do określenia tradycji heraldycznych na terenie Gminy Galewice i wykonanie prac weksylologicznych,
2. Opracowanie studium historyczno-heraldycznego, obejmującego w szczególności:
- pochodzenie nazw miejscowości i ich pierwotne znaczenie (etymologia),
- przynależność geograficzno-historyczną,
- w odniesieniu do historycznych herbów podanie podstawowych informacji
o wykorzystanych źródłach ikonograficznych, załączając wizerunki, - jeżeli zachowały się dawne pieczęci lub dokumenty, na których są czytelne wizerunki pieczęci, zamieszczenie ich reprodukcji,
- informacje o kolejnych właścicielach ziemskich, nazwiska, herby, daty, kto był założycielem miejscowości i który z dawnych właścicieli wniósł największy wkład
w jej rozwój, - zapis chronologiczny (daty i krótkie informacje) najważniejszych wydarzeń
w dziejach ziemi galewickiej, - informacje o najważniejszych zabytkach,
- tradycje kulturalne: lokalne kulty świętych, związki wyznaniowe, patronów parafii, miejscowe podania, legendy,
- specyfika regionu: tradycje gospodarcze, warunki i osobliwości przyrodnicze itp.,
3. Opracowanie wstępnych projektów symboli, o których mowa w przedmiocie zamówienia (co najmniej 3 wersje). Projekty zostaną przedstawione Zamawiającemu w celu dokonania wyboru lub wniesienia uwag,
4. Konsultacje społeczne z mieszkańcami (udział w spotkaniu, odpowiedzi na uwagi mieszkańców dotyczące symboli Gminy Galewice),
5. Opracowanie wniosku, dokumentacji oraz projektów graficznych symboli, w celu wystąpienia do ministra właściwego ds. administracji publicznej o wydanie opinii
w trybie ustawy z dnia 21 grudnia 1978 roku o odznakach i mundurach (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 76)
6. W sytuacji wniesienia uwag przez Zamawiającego-do wykonania poprawek, uwzględniających uwagi Zamawiającego.
Etap II
1. Uzyskanie pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej,
2. Po uzyskaniu pozytywnej opinii dostarczenie w wersji papierowej i cyfrowej wzorów graficznych: herbu, flagi, sztandaru, pieczęci Gminy Galewice, pieczęci Wójta Gminy Galewice, pieczęci Rady Gminy w Galewicach, łańcucha Wójta Gminy Galewice, łańcuch Przewodniczącego Rady Gminy w Galewicach (ze wzornikiem barw wynikającym
z systemu CMYK),
3. Dostarczenie projektu uchwały Rady Gminy w Galewicach ustanawiającej symbole Gminy Galewice wraz z zasadami ich używania i stosowania,
4. W przypadku negatywnej opinii lub uwag Komisji Heraldycznej, dokonanie niezbędnych korekt/zmian uwzględniających stanowisko Komisji Heraldycznej właściwego ministra ds. administracji publicznej i ponowne złożenie dokumentacji do zaopiniowania. Wykonawca zobowiązany jest do nanoszenia poprawek aż do skutku.
IV. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia:
1. Wykonawca zapewni opracowanie dokumentacji z należytą starannością, w sposób zgodny z zasadami wiedzy historycznej oraz obowiązującymi przepisami prawa,
2. Końcową dokumentację Wykonawca dostarczy do Zamawiającego w ilościach:
- 2 egzemplarze w wersji papierowej,
- 2 egzemplarze w wersji elektronicznej, na nośniku USB,
3. Dokumentacja musi być przygotowana w takiej formie, aby mogła być wykorzystana
do przygotowania postępowania w sprawie wyłonienia wykonawcy poszczególnych symboli Gminy Galewice.
4. Przedmiot zamówienia zlecony zostanie na podstawie umowy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
V. Termin wykonania przedmiotu zamówienia
Termin wykonania przedmiotu zamówienia:
- Etap I – w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy,
- Etap II – w terminie 60 dni od dnia otrzymania pozytywnej opinii Komisji Heraldycznej.
2. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wykonania dokumentacji w przypadku:
- zdarzeń niemożliwych do przewidzenia na etapie zawarcia umowy np. konieczność wykonania dodatkowych opracowań, konieczność wprowadzenia zmian i poprawek
w następstwie negatywnej opinii Komisji Heraldycznej, - w wyniku tzw. siły wyższej.
3. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt. 2 sporządzony zostanie aneks do umowy.
4. Za termin wykonania przedmiotu zamówienia uznaje się datę przekazania Zamawiającemu pozytywnie zaopiniowanego przez Komisję Heraldyczną przedmiotu zamówienia, potwierdzony protokołem odbioru.
VI. Warunki udziału w postępowaniu
Do udziału w postępowaniu mogą przystąpić podmioty spełniające następujące warunki:
1. Złożą ofertę zgodną z warunkami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym,
w wyznaczonym w nim terminie, na formularzu ofertowym, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,
2. Dysponują wiedzą, potencjałem technicznym i odpowiednią liczbą osób zapewniającymi profesjonalne i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia,
3. Dysponują doświadczeniem przy realizacji opracowań o charakterze przedmiotu zamówienia i wykonali co najmniej dwie usługi analogiczne do przedmiotu zamówienia
w okresie ostatnich 5 lat, a jeśli okres prowadzenia ich działalności jest krótszy – w tym okresie. Potwierdzeniem tego warunku jest złożenie wraz z ofertą, w tym samym terminie wykazu wykonanych usług, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,
4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej profesjonalne wykonanie przedmiotu zamówienia,
5. Zobowiązują się do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi
w zakresie objętym niniejszym zapytaniem ofertowym przepisami prawa,
6. Oświadczą o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną RODO, której wzór stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.
Złożenie oferty jednoznaczne jest z poświadczeniem spełniania w/w wymogów.
Wykonawca przygotowuje ofertę na własny koszt.
VII. Warunki płatności
Etap I – 0% wynagrodzenia umownego, po akceptacji dokumentacji i wzorów symboli;
Etap II – 100% wynagrodzenia umownego, po uzyskaniu pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej, przekazaniu projektów symboli i projektu uchwały ustanawiającej symbole.
VIII. Sposób składania ofert
1. Termin składania ofert upływa w dniu 19 maja 2023 roku o godz. 12.00 O dacie złożenia oferty decyduje data wpływu oferty do Urzędu Gminy w Galewicach. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
2. Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Urząd Gminy w Galewicach ul. Wieluńska 5, 98-405 Galewice.
3. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie w sposób gwarantujący jej poufność
i nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Adresatem koperty powinien być Zamawiający a koperta powinna posiadać oznaczenie:
OFERTA NA OPRACOWANIE DOKUMENTACJI HERALDYCZNEJ GMINY GALEWICE.
4. Oferty przesłane niezgodnie z w/w wytycznymi oraz po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.
IX. Ocena ofert
1. Jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest cena.
2. Oferowana cena brutto powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca w celu prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych i ofert częściowych.
4. Cena podana w ofercie jest ceną ostateczną i nie podlega negocjacjom.
5. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za zrealizowanie przedmiotu zamówienia.
X. Zamawiający nie dopuszcza realizacji zamówienia przez podwykonawców
Przedmiot zamówienie winien być wykonany przez Wykonawcę osobiście.
XI. Kontakt z Zamawiającym
Osobą upoważnioną do kontaktów z wykonawcami jest Sekretarz Gminy – Renata Świeściak – nr tel. 627838617, email: sekretarz@galewice.pl, Urząd Gminy w Galewicach pokój nr 208.
XII. Zmiana zapytania ofertowego
Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian
w ofertach, jeśli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
XIII. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania bez podawania przyczyn
Wykaz załączników:
Załącznik Nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik Nr 2 – Wykaz wykonanych usług